kkpi

 

Makalah

Microsoft Word dan Microsoft Exel

 

Oleh:

Desika Ulfarisa

X Keperawatan 2

SMK KESEHATAN VISI GLOBAL BANYUWANGI

Jl. Hasanudin No. 10x, Simbar Tampo Cluring Banyuwangi 68482

Email: smkvisiglobal.bwi@gmail.com,Tlp/Fax: (0333) 394271

Website: www.indonesiaantiagingschool.com

BAB I

PENDAHULUAN

A.     LATAR BELAKANG

Microsoft word dan microsoft exel adalah program yang sangat popular di Indonesia saat ini, dan telah menjadi standar bagi kantor-kantor modern. Hal ini karena kemudahan dalam mengoperasikan, dan banyaknya fasilitas. Mulai dari pembuatan naskah sederhana sampai yang rumit dapat di tangani dengan mudah oleh word.

Makalah ini di tujukan untuk dapat menguasai Ms. Word dan Ms. Exel dengan mudah dan cepat.Memang makalah ini ditujukan untuk pegangan dalam mengikuti kegiatan belajar, sehingga berbagai variasi mungkin akan ditemukan dalam pertemuan dikelas, tergantung dari keaktifan perserta. Namun demikian juga akan mudah dipakai untuk mengulang pelajaran di rumah.

Di harapkan peserta dapat mengembangkan kemampuan-kemampuan dan petunjuk umum agar dapat mengerjakan bentuk-bentuk naskah sejenis.

Akhirnya kami berharap semoga makalah ini dapat bermanfaat.

B.     RUMUSAN MASALAH

      1.      Apa MS Word dan MS Exel ?

      2.      Bagaimana cara mengoperasikan MS Word MS Exel?

C.     TUJUAN PEMBAHASAN

1.      Agar dapat mengetahui dan mengenal MS Word dan MS Exel

2.      Agar dapat mengoperasikan MS Word dan MS Exel

BAB II

PEMBAHASAN

1.      Microsoft Word

Definisi Microsoft Word

Microsoft Word merupakan program aplikasi pengolah kata (word processor) yang yang biasa digunakan untuk membuat laporan, dokumen berbentuk surat kabar, label surat, membuat tabel pada dokumen. Microsoft Word 2007 merupakan program pengolah kata terbaru dari Microsoft.

Berikut ini adalah beberapa istilah yang akan dipakai dalam mengoperasikan Microsoft Word 2007:

   Hotkey / shortcut

Berupa kombinasi beberapa tombol tertentu  pada keyboard yang menyebabkan program aplikasi yang sedang berjalan untuk melakukan suatu proses tertentu

   Toolbar (pada Mic. Word 2007 disebut ribbon)

Pada Mic. Word 2007, perintah-perintah sudah ditampulkan dalam grup-grup terpisah 

  Ruler  margin (Indent)

Digunakan untuk mengatur batas kiri dan kanan dari suatu halaman

• 1    First Line Indent
  Digunakan untuk mengatur posisi huruf pertama pada setiap awal paragraf

• 2.      Hanging Indent
  Digunakan untuk mengatur posisi huruf setelah baris pertama pada suatu paragraf

• 3.      Left Indent
  Digunakan untuk mengatur batas kiri untuk semua teks

• 4.      Right Indent
  Digunakan untuk mengatur batas kanan untuk semua teks

      2.     Mengoperasikan Microsoft Word

A.     Membuka Microsoft Word

Untuk membuka Microsoft Word ada 2 cara, yaitu :

1.      Double Click icon Microsoft Word pada Desktop

2.      Click Start à Programs à Microsoft Office à Microsoft Word 2007

B.     Membuat Dokumen Baru

Jika kita baru memulai mengoperasikan Microsoft Word, biasanya akan langsung ditampilkan dokumen kosong yang siap untuk ditulisi. Namun, jika komputer tidak secara otomatis menyediakan dokumen kosong, ada 2 cara yang dapat menjadi alternatif dalam membuat dokumen baru.

1.      Click icon          atau tekan Alt+F à New à Blank Document

2.      Tekan Ctrl+N pada keyboard

C.     Membuka File yang sudah Tersimpan

Ada beberapa cara untuk membuka file yang telah tersimpan dalam folder komputer kalian, antara lain :

      1.      Click icon           atau tekan Alt+F à Open

      2.      Tekan Ctrl+O pada keyboard

Dari ketiga cara di atas, akan menghasilkan tampilan kotak dialog Open File, pilih file yang ingin dibuka dengan menentukan letak foldernya terlebih dahulu. Click tombol Open, maka file yang dipilih akan dibuka oleh Microsoft Word.

D.    Menyimpan Dokumen

Segera setelah memulai penulisan sebuah dokumen sedapat mungkin dilakukan penyimpanan. Hal ini bertujuan untu menghindari dari hilangnya dokumen.

Ada beberapa cara untuk menyimpan file dalam folder komputer kalian, antara lain:

1.       Click icon   atau tekan Alt+F à Save As

2.      Klik icon Save          pada ribbon

3.      Tekan Ctrl+S pada keyboard

4.      Kemudian akan ditampilkan kotak Dialog Save As. Ketikkan nama file dokumen anda, dan Click Save.

E.     Menutup File Dokumen

      1.       Click icon atau tekan Alt+F à Close

      2.       Klik icon pada ribbon

`     F.      Menutup Jendela Microsoft Word

Pada saat menutup jendela Microsoft word, anda pastikan terlebih dahulu bahwa dokumen telah tersimpan dengan benar.

      1.      Click icon atau tekan Alt+F àExit Word

      2.      Click   pada kanan atas dari jendela Microsoft Word

 G. Mengedit Teks

Jika anda membuat kesalahan selama penulisan teks, Anda dapat memperbaikinya dengan :

v  Tekan tombol BacksSpace pada keyboard untuk menghapus satu karakter di kiri titik sisip.

v  Tekan tombol Delete pada keyboard untuk menghapus karakter di kanan titik sisip.

v  3.      Tekan Ctrl+Y pada keyboard, untuk melakukan pengualangan teks (repeat).

v  4.      Tekan Ctrl+Z pada keyboard atau klik icon Undo       pada ribbon, untuk menghapus teks

v  Untuk pindah ke baris baru tanpa menyisipkan sebuah tanda paragraf, tekan tombol Shift+Enter. 

a.     Mengcopy Teks

Untuk meng-copy teks yang anda pilih ke lokasi lain, lakukan :

1.      Block teks yang akan anda copy

2.      Click icon copy  pada ribbon

3.      Click icon paste  pada ribbon

Selain cara copy-paste di atas, ada juga cara lain dengan menggunakan keyboard. Untuk mengcopy gunakan Ctrl+C sedangkan untuk paste gunakan Ctrl+V. 

b.     Memformat Teks

Anda dapat mengatur format teks dengan menggunakan salah satu cara berikut ini :

1.      Block teks yang akan anda format, kemudian atur formatnya sesuai yang anda inginkan.

2.      Tempatkan kursor pada posisi awal kemudian mengatur formatnya. Dengan cara ini, semua teks yang Anda ketik mulai dari posisi awal akan mengikuti format yang Anda pilih sampai Anda melakukan perubahan kembali atau memindahkan posisi kursor ke bagian lain dari dokumen.

2.  Microsoft Excel

Definisi Mircosoft Exe

Microsoft excel adalah program aplikasi yang banyak digunakan untuk membantu menghitung, memproyeksikan, menganalisa, dan mempresentasikan data. Disini kita akan banyak bersinggungan dengan metode-metode pembuatan tabel dan grafik yang sangat dibutuhkan sekali dalam penyusunan data-data sekolah, hasil-hasil penelitian, maupun dalam pembuatan makalah pribadi.

Fungsi Microsoft Excel

1. Kalkulasi, dengan program ini kita bisa melakukan kalkulasi atau penghitungan dengan mudah, baik penghitungan yang sederhana maupun dengan rumus – rumus yang sangat kompleks.

2. Grafik, dengan program ini kita bisa mempresentasikan data kita dalam bentuk grafik yang komunikatif.

3. Komunikasi, dengan program ini kita juga bisa berkomunikasi dengan pengguna (user) lain.Program ini sudah dirancang untuk bisa saling bertukar informasi dalam bentuk jaringan dimana orang lain bisa membuka lembar kerja kita dari terminal (komputer) yang berlainan,bahkan ia juga bisa melakukan perubahan pada lembar kerja yang sama pada saat yang bersamaan pula.

4. Internet,suatu saat mungkin kita akan mengirim data dalam bentuk tabel atau grafik pada orang lain di tempat di seluruh dunia,Microsoft Excel bisa melakukanya dengan baik sekali.

5. Otomatis, dengan Excel kita bisa menggunakan otomatisasi penghitungan data yang kita ketikkan.Dengan perumusan yang benar,maka Excel akan langsung melakukan perubahan secara otomatis terhadap data kita setiap kali mengalami perubahan.

6. Aplikasi, Microsoft Excel dapat membantu kita merancang aplikasi siap pakai,yaitu dengan fasilitas macro.

2.2 Cara Menggunakan Microsoft Excel

A. Menu dan icon pada Microsoft Excel

1. Judul

Menampilkan judul program dan dokumen aktif atau nama file dari lembar kerja yang aktif.

2. Office Button

Berisi barisan perintah untuk pengoperasian Program yang standar misalnya membuat dokumen baru, membuka dokumen lama, menyimpan, mencetak dan mempublish dokumen.

3. Akses Cepat Toolbar (Quick Access Toolbar)

Merupakan sarana yang disediakan Microsoft Excel untuk mempercepat akses berkomunikasi dengannya misalnya menyimpan, mencetak dan sebagainya.

4. Toolbar

Merupakan deretan tool-tool (gambar-gambar) yang mewakili perintah dan berfungsi untuk mempermudah dan mengefisienkan pengoperasian program.

5. Help

Bila kita ingin bertanya sesuatu, maka ketik pertanyaan anda pada tempat tersebut. Ms.Excel akan memberikan alternatif jawaban terhadap pertanyaan yang dimaksud.

6. Lembar Kerja (Workbook)

Baris ini berisikan informasi halaman, section, letak insertion point dan tombol pengendali.

7. Cell

Cell Aktif Penggulung vertikal

8. Lembar aktif

9. Nama Range

10. Fungsi

11. Penggulung

12. Nomor Baris

13. Nomor Kolom

B. Membuat dokumen pengolah angka

Dari contoh pengelolaan data sederhana kita akan belajar tentang cara pengetikan di excel, alignment, cara memformat huruf, cara memformat tabel dan cell. 

C. Penerapan Microsoft Excel

Langkah-langkah membuat dokumen daftar unit kerja seperti pada Gambar 2 adalah sebagai berikut:

1. Buat Judul dan Sub Judul Laporan

Arahkan kursor pada Cell A1 (Kolom A dan Baris 1), kemudian ketikkan tulisan “DAFTAR NILAI SISWA” pada Cell aktif tersebut.

Kemudian ketikkan sub judul laporan pada Cell A1, A2, A3, dan M5 seperti pada tampilan diatas.

2. Penggunaan alignment, format font dan format Cell

Untuk membuat Judul Laporan letaknya di tengah-tengah tabel maka arahkan kursor ke A1 kemudian select cell mulai A1 sampai F1. Kemudian klik tombol Merge Cell agar judul laporan terletak ditengah-tengah tabel.Agar huruf pada judul laporan dan tabel tebal maka arahkan kursor pada cell kemudian klik tombol Bold atau dapat juga melakukan format font lainnya seperti underline atau italic.

Selanjutnya data dapat dilengkapi seperti Gambar 2.

3. Penggunaan format Tabel dan Cell

Microsoft Excel menyediakan fasilitas format table dengan beberapa template seperti memberi border, warna border, warna cell dan style font dengan kliktombol format table seperti ini , kemudia akan muncul pilihan style formattabel .Kita juga dapat melakukan format tabel dan format cell sesuai selera kita atau tidak menggunakan template yang disediakan Microsoft Excel

Untuk membuat border pada tabel, blok tabel yang akan di beri border dalam hal ini mulai cell A7 sampai M21, kemudian klik panah pada tombol dan pilih All Border. Untuk memberi warna pada judul tabel bisa menggunakan fasilitas format cell dengan cara blok cell A7 sampai M8 kemudian klik tombol kemudian akan muncul pilihan style cell.

          D. Macam-macam formula

1. =SUM(…)Fungsinya        : untuk melakukan penjumlahan

2. =COUNT(…)

Fungsinya      : Untuk melakukan counter

3. =MAX(…)

         Fungsinya    : Untuk mencari nilai maksimum (terbesar)

4. =MIN(…)

      Fungsinya      : Untuk mencari nilai minimum (terkecil)

5. =AVERAGE(…)

Fungsinya      : Untuk mencari nilai rata-rata

6. =ABS(…)

Fungsinya    : Untuk mengubah angka-angka yang ada dalam daftar argumennya menjadi bilangan mutlak (absolut)

7. =SQRT(…)

Fungsinya      : Untuk menghitung akar dari bilangan X. Bilangan X tidak boleh negatif

8. =IF(…;…;…)

Fungsinya     : Untuk mengecek apakah nilai yang kita gunakan sebagai kunci benar

9. =DATE(Year,Month,Date)

Fungsinya      : Untuk menghitung jumlah hari

10. =VLOOKUP

Fungsinya      : Untuk pembacaan suatu tabel secara vertikal

11. =HLOOKUP

Fungsinya     : Untuk pembacaan suatu tabel secara horizontal

12. =LEFT(…;…)

Fungsiny       : Untuk mengambil teks sejumlah karakter tertentu dari sebuah kiri

13. =RIGHT(…;…)

Fungsinya     :Untuk mengambil teks sejumlah karakter tertentu dari sebuah kanan

14. =MID(…;…;…)

Fungsinya     : Untuk mengambil teks dari kedudukan tertentu dengan sejumlah karakter tertentu

BAB III

PENUTUP

3.1 KESIMPULAN

Jadi kesimpulan dari penyusunan makalah ini mengupas tuntas tentang bagaimana cara mengaplikasikan Microsoft Excel dan Microsoft Word sesuai dengan harapan. Dengan demikian sedikit banyak makalah ini dapat membantu dalam menjawab semua rumusan masalah yang ada dan semua pertanyaan – pertanyaan yang berhubungan dengan keduanya.

DAFTAR PUSTAKA

Diknas.Kurikulum 2004 Teknologi Informasi dan Komunikasi.

 http://kelompoklimapti.blogspot.com/2011/06/makalah-microsoft-excel-2007.html